چگونه در سال جدید برنامه ریزی کنیم

آیا برنامه ریزی برای زندگی بهتر به شما کمک می‌کند؟ هنگامی که بر روی اقیانوس هستید می‌توانید تا چندین مایل را ببینید؛ اما وقتی دریا طوفانی است، موج‌ها بالا و پایین می‌روند و ممکن است جلوی دید شما را بگیرند. اما شما تمام تلاشتان را  می‌کنید تا بتوانید به راه‌تان ادامه داده و از مسیرتان منحرف نشوید. گاهی در زندگی نیز چنین لحظاتی را تجربه می‌کنید، اینطور نیست؟ در این مطلب به چگونگی برنامه ریزی در سال جدید و دلایل اهمیت آن می‌پردازیم. 

دلایل اهمیت برنامه ریزی 

ممکن است در محل کار فشار زیادی تحمل کنید، در روابط خود با مشکل مواجه شده باشید یا دوستان‌تان را ببینید که به موفقیت می‌رسند اما شما هنوز اهداف خود را پیدا نکرده باشید. در این لحظات احساس ناامیدی می‌کنید یا در حالیکه امیدوارید به جایی که می‌خواهید برسید به سختی شروع به شنا کردن می‌کنید. 

مایکل هیات (Michael Hyatt) می‌گوید فانوس دریایی چیزی است که در این لحظات به شما کمک می‌کند بتوانید از فراز موج‌ها چشم‌انداز اطراف را ببینید؛ این فانوس «برنامه‌ی زندگی» است. 

هنگامی که برای زندگی‌تان برنامه‌ دارید می‌توانید در تمام لحظات مسیر درست را پیدا کرده و به راه خود ادامه دهید. اما چگونه برنامه‌ی زندگی خود را مشخص کنید؟ چگونه برنامه ریزی برای زندگی بهتر به شما کمک می‌کند؟ مایکل هیات در کتاب خود (Living Forward: A Proven Plan to Stop Drifting and Get the Life You Want) توضیح می‌دهد که چگونه با برنامه‌ریزی می‌توانید اهداف خود را شناخته و به آن‌ها دست یابید: 

۱. برنامه ریزی جایگاه کنونی شما را نشان می‌دهد 

مایکل هیات می‌گوید هنگامی که شما در میان امواج هستید نمی‌توانید خشکی را ببینید. ممکن است برای پیدا کردن مسیر از حدس و گمان استفاده کنید اما به سختی می‌توان به حدسیات اطمینان کرد. 

باید بتوانیم از فراز تمام مشکلات و با توجه به جایی که می‌خواهیم برسیم و هدفی که داریم، جایگاهی که اکنون هستیم را ببینیم و چگونگی رسیدن به هدف نهایی را بسنجیم. همچنین باید همه‌ی خواسته‌های خود را بررسی کرده و با توجه به هدف نهایی که در ذهن دارید این خواسته‌ها را مدیریت کنید. چگونه برنامه ریزی برای زندگی بهتر به شما کمک می‌کند و جایگاه کنونی شما را مشخص می‌کند؟ 

۲. با برنامه ریزی قادرید برای سرنوشت خود تصمیم‌گیری کنید 

هنگامی که چشم‌انداز اطراف خود را می‌بینید می‌توانید برای رسیدن به مقصد نهایی و مطلوب خود تصمیم بگیرید. برای مثال می‌توانید با برنامه‌ریزی به این سوالات پاسخ دهید: 

• چه شغلی می‌خواهید داشته باشید؟ 

اینجا بخوانید:

چگونه با افراد مغرور مواجه شویم؟

• شخص ایده‌آل شما برای ازدواج چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ چه نوع ازدواجی می‌خواهید؟ 

• می‌خواهید زندگی خانوادگی شما چطور باشد؟ 

• برای داشتن زندگی سالم از نظر جسمی و روحی چه برنامه‌ای دارید؟ 

۳. برنامه ریزی به شما انگیزه‌ی دنبال کردن اهدافتان را می‌دهد 

این نکته بسیار مهم است زیرا فانوس دریایی حرکت نمی‌کند و شما برای رسیدن به مقصد باید به سمت آن شنا کنید. برنامه‌ریزی نیز با انگیزه‌ای قوی، انتخاب‌های شما را مشخص کرده و مانند محرک و تقویت‌کننده انرژی به شما برای عبور از میان آب‌های متلاطم کمک می‌کنند. 

چطور برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند؟ هنگامی که به روشنی می‌دانید به کجا می‌خواهید بروید (هدف نهایی خود را می‌دانید) می‌توانید از منبع درونی اشتیاق وعلاقه‌ی خود برای رسیدن به مقصد نهایی استفاده کنید و هرچه مقصد نهایی برای شما مطلوب‌تر و خوش‌آیندتر باشد انرژی بیش‌تری برای رسیدن به آن خواهید داشت. چگونه برنامه ریزی برای زندگی بهتر به شما کمک می‌کند؟ برنامه‌ریزی به شما انگیزه می‌دهد. 

روش اثبات شده 

هیات می‌گوید که بیش از یک دهه است که از این روش استفاده می‌کند. «هر زمان امواج در زندگی من بسیار بلند می‌شوند بر فراز آن‌ها می‌روم و از برنامه‌ریزی برای پیدا کردن مسیر درست استفاده می‌کنم و می‌توانم باز هم خشکی را ببینم. هنگامی که به ساحل می‌رسم انگیزه‌ی بیش‌تری دارم تا به راهم ادامه داده تا به موفقیت‌های بیش‌تری برسم.» 

در سال جدید چگونه برنامه ریزی کنیم؟ 

در روزهای پایان هر سال همه در تکاپوی آماده شدن هستند. در این روزها بسیاری از ما به ۱۲ ماهی که پشت سر گذاشته‌ایم نگاهی می‌اندازیم و برای سال جدید برنامه‌ریزی می‌کنیم. اما سوالی که برای تمامی ما پیش میاداین هست که چگونه برنامه ریزی کنیم؟ روش برنامه‌ریزی‌ای که توضیح خواهیم داد شامل دو بخش‌ بازنگری و طرح‌ریزی است. 

مرحله اول: بازنگری 

چگونه برنامه ریزی کنیم ؟ ابتدا همه‌ی برنامه‌های سال گذشته را مرور کرده و بنویسید، با این کار خلاصه‌ای از کارهایی که انجام داده و برایتان مهم بوده‌اند را آماده می‌کنید. برای نوشتن این خلاصه به ۷ بخش در زندگی که برای همه مهم است توجه کنید: 

1. روابط 

2. کار 

3. بدن 

4. ذهن 

5. روح و روان 

6. اجتماع (دوستان و خانواده) 

7. مسائل مالی 

با این کار به اهداف و موفقیت‌هایی که به دست آورده‌اید، تغییراتی که رخ داده و دوست نداشته‌اید و همچنین تغییراتی که باید در سال جدید رخ دهند پی خواهید برد. در این مرحله می‌توانید این سوالات را از خود بپرسید: 

• سال گذشته چه چیزهایی یاد گرفته‌اید؟ 

• بزرگ‌ترین موفقیت‌تان چه بوده است؟ 

• به اهدافتان رسیدید؟ 

• بزرگ‌ترین اتفاق عجیبی که برایتان رخ داد چه بود؟ 

• در سال جدید چه اهدافی را می‌خواهید دنبال کنید؟ 

هنگامی که به این سؤالات پاسخ دادید و به موفقیت‌ها و تغییرات در سال گذشته پی بردید باید بتوانید به این سؤالات نیز پاسخ دهید: 

• در حال حاضر خوشحال هستید؟ 

• کسانی که دوست‌شان دارید خوشحال هستند؟ 

• برای چه چیزی خوشحال هستید؟ 

• برای چه چیزی شکرگزارید؟ 

مرحله دوم: برنامه ریزی 

این مرحله، بخش هیجان‌انگیز برنامه‌ریزی برای سال جدید است. بلافاصله پس از بازنگری و مرور کارهایتان در سال گذشته، اهداف و کارهایی زیادی خواهید داشت که می‌خواهید در سال جدید انجام دهید؛ همه‌ی آن‌ها را بنویسید. در این مرحله به ۷ بخش در زندگی که در بالا آن‌ها را ذکر کردیم توجه کنید تا تعادل را در همه‌ی بخش‌های زندگی رعایت کنید. 

در این مرحله پاسخ دادن به سوالات زیر به شما برای طرح‌ریزی مناسب کمک خواهند کرد: 

• در سال جدید به چه چیزهایی می‌خواهید دست یابید؟ 

• به کجا می‌خواهید سفر کنید؟ 

• چطور می‌خواهید زندگی‌تان را راحت‌تر و ساده‌تر کنید؟ 

• با چه کسانی می‌خواهید ارتباط داشته باشید؟ 

• چه رویاهایی دارید که دوست دارید در سال جدید به آن‌ها برسید؟ 

• چطور می‌خواهید این کارها را انجام داده و به این اهداف برسید؟ 

هنگامی که برنامه‌ی سالانه‌تان را می‌نویسید، سعی کنید برای مشکلاتی که در سال گذشته داشته‌اید راه‌حل‌های مناسبی پیدا کنید. همچنین فراموش نکنید یک کار جدید انجام دهید تا از منطقه‌ امنتان خارج شوید. 

اکنون می‌توانید به سوال « چگونه برنامه ریزی کنیم » پاسخ دهید پس همین الان شروع کرده و برای سال بعد برنامه‌ریزی کنید. 

با نزدیک شدن به روزهای آخر سال، افراد زیادی می‌خواهند برای سال جدید برنامه‌ریزی کنند و شاهد اتفاقات بهتری برای خودشان باشند. آیا شما جزء این افراد هستید؟ برای اینکه بتوانید به اهداف خودتان برسید باید برنامه ‌ریزی و هدف گذاری دقیقی انجام دهید. اما چطور؟ در ادامه توضیح داده‌ایم. 

اینجا بخوانید:

با خوردن اینها از ابتلا به امیکرون مصون بمانید

اغلب مردم در آستانه سال نو به چنین مساله‌ای می‌اندیشند، با اشتیاق زیاد اهدافشان را می‌نویسند و با خود عهد می‌کنند که به آن پایبند باشند. اما پس از چند هفته یا شاید کمتر، اغلبشان این هدف‌گذاری‌ها را به دست فراموشی می‌سپارند. 

نکته قابل اشاره در مورد برنامه‌ریزی این است که نوشتن اهداف، می‌تواند شانس موفقیت 

برنامه‌ریزی برای سال جدید می‌تواند عددی، عنوانی یا مهارتی باشد. عددی یعنی اینکه مشخص کنید مثلا من تا 1 سال آینده باید فلان قدر پس‌انداز یا سرمایه‌گذاری مالی داشته باشم. عنوانی یعنی که مثلا من باید در شش ماه اول سال سه سفر به سه منطقه کمتر دیده شده داشته باشم. برنامه‌ریزی مهارتی که شاید منطقی‌تر از دو مورد قبلی به نظر این است که من مهارت تازه‌ای بیاموزم، مهارت‌های کنونی خود را ارتقا دهم و مواردی از این دست. 

فارغ از هر سه مورد ذکر شده در بالا، برنامه‌ریزی برای سبک زندگی را شاید بتوان مهم‌ترین هدف‌گذاری برای آغاز سال نو دانست؛ منظورمان ترک عادت‌های غلط و ساخت عادت‌های مفید داشت. 

برای اینکه با روش‌های صحیح برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری موثر در سال جدید بیشتر آشنا شوید از شما می‌خواهیم تا نکاتی که در زیر نوشته‌ایم را با دقت بخوانید تا بدین ترتیب به جامعه کوچکی از مردم بپیوندید که پیروزمندانه اهدافشان را محقق می‌کنند. 

1. انتخاب برنامه‌ریزی مناسب با سبک زندگی خود 

اگر بتوانید برنامه‌ریزی سال جدید خود را به گونه‌ای بنویسید که کاملا قابل اجرا و قابل درک باشد، شک نکنید که در محقق ساختن آن با مشکلات کمتری مواجه خواهید شد. 

بر اساس آمار یک موسسه مدیریتی آمریکایی، یک‌سوم برنامه‌ریزی‌های سالانه‌ی افراد حتی به پایان اولین ماه از سال جدید هم نمی‌رسد و زودتر از تصور به فراموشی سپرده می‌شوند. دلیلش هم این است که این رزولوشن‌ها به صورت اصولی و صحیح نگارش نمی‌شوند. برنامه‌ریزی سالانه به دلیل یکی از موارد زیر ممکن است به سرانجام نرسد: 

• برنامه‌ریزی سال جدید شما بر اساس خواسته دیگران یا جو حاکم بر جامعه نوشته شده و به شما اجبار می‌کند که خود را تغییر دهید. 

• رزولوشنی که برای سال جدید خود نوشته‌اید کاملا گنگ و مبهم است. 

• لیست برنامه‌ریزی چشم‌انداز منطقی و واقعی ندارد. 

اهداف شما باید کاملا هوشمندانه باشند. این واژه اولین بار در نشریه مدیریتی آمریکایی در سال ۱۹۸۱ میلادی مطرح شد. منظور از برنامه‌ریزی هوشمندانه این است که ویژگی‌های زیر را در خود داشته باشد: 

• خاص و ویژه باشد. 

• قابل اندازه‌گیری باشد. 

• قابل دستیابی باشد. 

• مطابق بر محدودیت‌ها نوشته شده باشد. 

• محدودیت‌های زمانی در آن لحاظ شده باشد. 

برای اینکه با مفاهیم هر یک از موارد بالا آشنا شوید در زیر آنها را برایتان تفسیر کرده‌ایم: 

خاص و ویژه باشد: لیست برنامه‌ریزی شما باید کاملا شفاف باشد. یعنی به جای اینکه در برگه خود بنویسید: «من می‌خواهم وزن خود را کم کنم»، به طور کاملا واضح و شفاف بنویسید که قصد دارید چند کیلوگرم از وزن خود را کاهش دهید؟ و این کار را در چه بازه زمانی باید به انجام برسانید؟ بر فرض مثال، برای خود تعیین کنید که من در عرض سه ماه اول سال باید ۷ کیلوگرم لاغر شوم. تعیین زمان و رقم دقیق باعث می‌شود به رزولوشن خود پایبند باشید. 

قابل اندازه‌گیری باشد:

 این گزینه برای برنامه‌ریزی‌هایی همچون لاغری کاملا قابل درک است، اما باید بدانید قابل اندازه‌گیری بودن ممکن است به حذف برخی مسایل یا ترک برخی عادت‌ها مربوط باشد. به طور مثال، عادت دارید ناخن‌های خود را بجوید. برای ترک این عادت نادرست می‌توانید در روند برنامه‌ریزی خود هر چند وقت‌یکبار از رشد ناخن‌هایتان عکس بگیرید تا به طور کاملا شفاف و روشن ببینید که در حال ترک عادت ناخن جویدن هستید. در موارد دیگر می‌توانید با نوشتن، یادداشت‌برداری در موبایل یا حتی نصب اپلیکیشن مربوط به عادت نادرست خود، روند انجام آن را تحت نظر داشته باشید تا مطمئن شوید که در مسیر صحیح قرار دارید. 

قابل دستیابی باشد: 

منظورمان از این گزینه این نیست که اهداف بزرگ برای خود تعیین نکنید. اما این را در نظر داشته باشید که اگر هدف تعیین شده بزرگ‌تر از توان شما باشد، در نهایت به انجام نخواهد رسید. مثلی هست که می‌گوید سنگ بزرگ نشانه نزدن است. مثال روند اشتباه این است که برای خود این هدف را مشخص کنید که در عرض ۵ سال آینده به اندازه کافی کسب درآمد کنید که پس از آن به طور کامل خود را بازنشسته کنید در حالیکه که هنوز در سن ۳۰ سالگی هستید! خب، کاملا شفاف است که این هدف‌گذاری واقعی و اصولی نیست. اما به طور مثال، پس‌انداز ایکس تومان در هر ماه یک هدف قابل دستیابی و صحیح بشمار می‌رود. 

مطابق بر محدودیت‌ها نوشته شده باشد: 

باید توجه داشته باشید که برنامه‌ریزی شما برای سال جدید کاملا مطابق با سبک زندگی خودتان باشد و موضوعی باشد که برایتان از اهمیت زیادی برخوردار است.

باید سعی کنید با دیدگاهی عاری از نفرت از خود، احساس ندامت و اشتیاقات شدید و هیجانی آن را بنویسید چون در غیر این صورت موفق نخواهید شد.

با فکر کردن به اینکه چه چیزی واقعا برای شما و زندگی شما مفید و لازم است می‌توانید ساختار زندگی خود را تغییر دهید.

در این مسیر افرادی پا به زندگی شما خواهند گذاشت که بسیار یاری‌رسان هستند و می‌توانند در ادامه راه تغییرات، نقش موثر و مفیدی داشته باشند. 

محدودیت‌های زمانی در آن لحاظ شده باشد: 

همانند گزینه «قابل دسترسی بودن»، در زمان تهیه لیست برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری برای سال جدید به مقوله «زمان» توجه داشته باشید.

زمان‌بندی در نوشتن برنامه باید بر اساس واقعیت‌ها و کاملا اصولی باشد. یکی از روش‌ها این است که اهداف بزرگ‌تر را به هدف‌های کوچک که زمان کوتاهی صرف تحققشان می‌شود تقسیم کنید و پله‌به‌پله به سوی هدف بزرگ حرکت کنید.

برخی کارشناسان اعتقاد دارد که مثلا برای ساختن یک عادت مفید شما نباید برای دو ماه آینده برنامه ریزی کنید، بلکه باید به ۵ سال یا ۱۰ سال آینده فکر کنید. برخی برنامه‌ریزی‌ها را نمی‌توان با سرعت و در عرض چندین ماه به انجام رساند. 

2. تهیه لیست برنامه‌ریزی شخصی 

هدف نهایی شما به طور ناگهانی و مثل جادو یکهو ظاهر نمی‌شود. برای اینکه بدانید چگونه پله‌به‌پله به هدف خود برسید نکاتی را برایتان نوشته‌ایم که مطمئنا به شما کمک خواهند کرد. 

از آنجا هیچ‌کسی در زندگی نمی‌تواند بخوابد و صبح همه آنچه در ذهن دارد را به دست بیاورد، پس منطقی است که برای اهداف و آرزوهای خود در زندگی برنامه‌ریزی کنیم. اما این را هم باید به یاد داشت که در طول این مسیر ممکن است با موانع زیادی مواجه شویم. 

زمانی که قصد ترک یا ساخت یک عادت را دارید توصیه می‌کنیم آن را به سه بخش اساس تقسیم کنید: 

نشانه 

عادت 

پاداش 

به طور مثال: 

• عادت منفی: چک کردن بیش از حد اینستاگرام 

• نشانه: احساس انزوا دارم. فکر می‌کنم با اطرافیانم قطع رابطه کرده‌ام. 

• عادت: چک کردن گاه‌و‌بیگاه اینستاگرام. 

• پاداش: احساس در ارتباط بودن دارم. 

• روش تغییر دادن این عادت: به جای اینکه سرتان در موبایل باشد و دایم صفحه اصلی اینستاگرام را بالا و پایین کنید، بروید نزد یک دوست یا همکار و با او مکالمه حضوری داشته باشید. 

اگر عادت بد شما به سلامت جسمی‌تان آسیب برساند چه؟ 

• عادت منفی: سیگار کشیدن 

• نشانه: خسته‌ام. 

اینجا بخوانید:

سه راز مهم در ارتباط برقرار کردن با مردان

• عادت: من روزانه یک عدد سیگار می‌کشم. 

• پاداش: افزایش فعالیت‌های روزانه 

• روش تغییر دادن این عادت: هر زمان که احساس می‌کنید نیاز به کشیدن یک نخ سیگار دارید، کار دیگری انجام دهید. مثلا قهوه بنوشید، تخمه یا میوه بخورید. کاری کنید که حواستان پرت شود و هوس سیگار کشیدن از سرتان بیفتد. 

عادت‌های بد و منفی افراد مختلف با هم متفاوت است. به همین خاطر روش‌های ترک آنها هم به سبک زندگی و دیگر مسایل شخصی هر فرد بستگی دارد و نمی‌توان راهکار عمومی و کلی برای آن پیشنهاد داد. 

اما به طور کلی این را در نظر داشته باشید روش ترک عادت بد یا روش ساخت عادت خوب باید شفاف و آسان باشد. سراغ راهکارهای دشوار نروید. مثلا اگر قصد دارید از سال آینده هر روز زمانی را به پیاده‌روی یا دو اختصاص دهید، اگر تاکنون این ورزش را انجام نداده‌اید بهتر است در روزهای اول، مسیر کوتاه و سرعت پایین برای پیاده‌روی خود تعیین کنید. سپس به مرور هم بر طول مسیر بیفزایید و هم سرعتتان را افزایش دهید. 

چگونه برنامه ریزی کنیم تا آن را با موفقیت اجرا کنیم؟ 

نتایج بیش از ۱۰۰۰ مطالعه درباره هدف گذاری و موفقیت در سراسر دنیا نشان می‌دهد اهدافی که دقیقا مشخص کنند که چه کاری باید انجام شود و منجر به موفقیت بزرگتری شوند، نسبت به اهدافی که مبهم هستند یا اهداف کوچک و جزئی، با عملکرد بهتری انجام خواهند شد.

هنگامی که اهداف به روشنی مشخص باشند صرفنظر از اینکه شما خودتان آن اهداف را برای خود تعیین کرده باشید یا فرد دیگری آن را به شما محول کرده باشد یا کاری را گروهی با معلم، همکار یا رئیس‌تان انجام دهید، احتمال موفقیت در آن نسبت به اهداف گنگ و کوچک بیش‌تر است. 

در برنامه ریزی زندگی اهداف سخت، اما نه غیرممکن برای خود تعیین کنید زیرا اگر غیرممکن باشد به آن‌ها دست نیافته و ناامید می‌شوید ولی با تعیین اهداف سخت، تلاش بیش‌تری کرده و توانایی‌هایتان را بالا می‌برید.

همین حالا یک برگه بردارید و چند هدف چالش‌برانگیز بنویسید که البته ممکن باشند و موارد زیر را برای دستیابی به آن‌ها در نظر بگیرید. در ادامه‌ی مطلب پاسخ می‌دهیم چگونه برنامه ریزی کنیم تا آن را با موفقیت اجرا کنیم. 

۱. شناخت موانع 

«زنانی که تصور می‌کنند کم کردن وزن ساده است نسبت به زنانی که تصور می‌کنند مقاومت به وسوسه‌ی خوردن سخت است، به طور میانگین ۲۴ پوند کم‌تر وزن کم می‌کنند» این جمله نکته‌‌ی ظریفی است که تحقیقات زیادی آن را ثابت کرده است. 

تحقیق دیگری بر فارغ‌التحصیلان جویای کار با حقوق بالا، مجردان به دنبال روابط عاشقانه بادوام و سالمندانی در حال بهبودی بعد از عمل جراحی، نشان می‌دهد صرف نظر از اینکه آنها چه کسی و در حال انجام چه کاری هستند، افراد موفق نه تنها با اعتماد به نفس می‌دانند سرانجام به موفقیت می‌رسند بلکه با اعتماد می‌دانند برای رسیدن به موفقیت زمان سختی پیش‌رو دارند. 

اغلب افراد تمایل ندارند بشنوند رسیدن به اهدافشان سخت است اما آنچه مسلم است شناخت موانعِ احتمالی یکی از مهم‌ترین عوامل در افزایش شانس موفقیت است.  

بنابراین، برای این که بدانیم چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم، باید موانع را شناسایی کنیم. اگر تصور می‌کنید به دلیل نداشتن توانایی‌های لازم برای موفقیت در اهداف زمان سختی پیش‌رو دارید، اشتباه می‌کنید زیرا تلاش، برنامه‌ریزی، پایداری و تحمل، و استراتژی‌های خوب چیزهایی هستند که برای داشتن برنامه ریزی موفق در زندگی نیاز دارید. 

‌۲. تعیین اهداف مناسب 

ماهیت اهداف، میزان انگیزه ما برای دنبال کردن اهداف را تعیین می‌کنند. به طورکلی اهداف ذاتی یعنی اهدافی که روابط را ایجاد، حمایت و تقویت می‌کنند بهتر هستند. اهدافی داشته باشید که بر سلامت، رشد شخصی و موفقیت تمرکز داشته باشند و همچنین اهدافی که به اطرافیان‌تان کمک کنند نیز بسیار موثر هستند. 

چه اهدافی نیازهای اصلی برنامه ریزی موفق در زندگی را تأمین نمی‌کنند؟ کارهایی که تنها با هدف کسب اعتبار بیرونی هستند مانند شهرت یا ثروت، نه تنها خوشحالی واقعی برای شما به همراه ندارند بلکه ممکن است به سلامت روحی یا جسمی شما نیز آسیب بزنند. پس اگر اهدافتان در گروه پول، شهرت، قدرت ومحبوبیت قرار دارد زمان آن فرا رسیده که آن‌ها را تغییر داده و اهدافی مشخص کنید که باعث رضایت و شادی واقعی شما شوند. 

۳.  دوری از خیال‌پردازی 

اگرچه تجسم اهداف به عنوان روشی عملی برای رسیدن به اهداف بی‌ضرر نیست، اما به یاد داشته باشید که شواهد علمی زیادی وجود ندارد که نشان دهند تصورکردن موفقیت باعث رسیدن به موفقیت می‌شود. بهترین استراتژی برای این کار «تقابل ذهنی» نام دارد.

بر اساس این استراتژی در عین حال که باید واقع‌بینانه راجع به رسیدن به اهداف فکر کنید باید نگاه مثبتی نیز به چگونگی دستیابی به اهداف داشته باشید.

اینجا بخوانید:

چند نکته برای بزرگ تر نشان دادن خانه

اگر به جای تصور موفقیت به تنهایی، مراحل منجر به موفقیت را نیز تصور کنید، تجسم موفقیت بسیار موثر خواهد بود. 

تا این بخش از مطلب به این سؤال پاسخ دادیم که چگونه برنامه ریزی کنیم تا بتوانیم برنامه‌ریزی‌مان را با موفقیت اجرا کنیم.

در ادامه به سؤالاتی پاسخ می‌دهیم که ممکن است در برنامه‌ریزی برایمان ایجاد می‌شود. 

سؤالاتی که درباره برنامه ریزی موفق با آن‌ها مواجه می‌شویم 

هنگامی که صحبت از برنامه ریزی در زندگی می‌شود ممکن است سوالات زیادی به ذهنمان برسد: چطور اهداف زندگی‌مان را مشخص کنیم؟ چطور به آن‌ها دست یابیم؟ برای اهدافمان چگونه برنامه ریزی کنیم؟ ممکن است پاسخ دادن به آن‌ها مشکل باشد ولی ما به شما کمک می‌کنیم پاسخ آن‌ها را پیدا کنید. 

چطور اهداف زندگی‌مان را مشخص کنیم؟ 

پاسخ کامل و یکسانی برای این سوال وجود ندارد. در برنامه ریزی در زندگی بعضی افراد بعد از کمی فکر کردن می‌دانند چه می‌خواهند ولی خواسته‌هایشان را دنبال نمی‌کنند.

اما بعضی دیگر به درستی اهدافشان را نمی‌شناسند و نمی‌دانند در زندگی چه چیزی می‌خواهند؛ این افراد می‌توانند برای آگاهی از اهدافشان کارهای زیر را انجام دهند: 

• زمانی برای فکر کردن اختصاص دهید. 

• به چیزهایی که برایتان مهم است فکر کنید. 

• به چیزهایی فکر کنید که دوست دارید بعد از مرگ مردم راجع به شما بگویند. 

• لیستی از کارهایی که دوست دارید در زندگی انجام دهید آماده کنید، چیزهایی که برایتان جالب و هیجان‌انگیز هستند و از این لیست بهترین کارها را انتخاب کنید. 

اکنون به کارهایی که در ۶ ماه یا یک سال آینده دوست دارید انجام دهید، فکر کنید و چیزهایی مختلفی که دوست دارید را پیدا کنید تا در نهایت بتوانید بفهمید برای دست‌یابی به این اهداف باید چگونه برنامه ریزی کنید.  

 چطور به اهدافمان دست یابیم؟ 

هنگامی که در برنامه ریزی در زندگی اهدافمان را پیدا کردیم باید راه رسیدن به آن‌ها را بیابیم. در این بخش می‌توان از روشی نام برد که معمولا در ارتش استفاده می‌شود: 

• اهداف روشنی داشته باشید که به نتایج خاص و مشخصی برسند. 

• آخرین چیزی که برای دستیابی به آن نتیجه باید انجام دهید چیست؟ برای مثال در چاپ رمان آخرین کاری که باید انجام دهید ویرایش و تحویل پیش‌نویس نهایی است. 

• قبل از آخرین مرحله چه باید بکنید؟ در مثال رمان، ممکن است بخواهید ویراستاری پیدا کنید که پیش‌نویس را بخواند و اصلاح کند. 

• مراحل را ادامه داده تا به مرحله اول برسید. مرحله اول کاری است که باید بر آن تمرکز کنید. 

برای اهدافمان چگونه برنامه ریزی کنیم؟ 

ممکن است کمی سخت باشد اما بهتر است اهداف را به دوره‌های مختلف تقسیم کنید مثلا یک ساله، پنج ساله و ده ساله. برای مثال هدفی انتخاب کنید که باید ۱۲ ماهه انجام شود.

اگر هیچکدام در این مدت کامل نمی‌شوند هدفی کوچک‌تر که برای کامل کردن اهداف بزرگ لازم است، انتخاب کنید برای مثال اگر قصد خرید خانه دارید، هدف یک ساله پس انداز ۳۰ میلیون پول باشد. 

بعد از انتخاب هدف یک ساله، هدفی میان مدت تعیین کنید که در ۶-۳ ماه انجام شود مثلا پس انداز ۱۵ میلیون. بعد از آن باید هدف کوتاه مدت ۲-۱ هفته‌ای داشته باشید مثلا مبلغی تعیین کنید که هر هفته برای خرید خانه پس‌انداز کنید. 

به این دلیل باید هر زمان به یک هدف تمرکز کنید که دنبال کردن و تمرکز بر چند هدف همزمان سخت است. اما هنگامی که هر هفته تنها یک کار برای انجام داشته بشید، تمام انرژیتان را برای آن کار قرار می‌دهید. معمولا هنگامی که ۵-۳ کار را بخواهید همزمان انجام دهید هیچکدام انجام نخواهند شد. 

پس بر اهداف کوتاه مدت تمرکز کنید و هنگامی که یک کار را انجام دادید هدف کوتاه مددت دیگری تعیین کنید تا هدف میان‌مدت انجام شود و بعد از کامل شدن یک هدف میان‌مدت، هدف میان‌مدت دیگری تغیین کنید تا هدف یک ساله انجام شود. با ادامه دادن این روند به بسیاری از اهداف خود دست خواهید یافت. 

کلید برنامه ریزی موفق در زندگی تمرکز بر یک هدف و صرف تمام انرژی‌تان برای دستیابی به آن است. 

چگونه برنامه ریزی کنیم تا اثربخش باشد؟ 

علی‌رغم این که انجام کامل برنامه‌های تعیین شده روزانه و یا هفتگی باعث می‌شوند که با احساس آرامش به خواسته‌های خود برسید، اما برخی اوقات برنامه ریزی بیش از حد فعالیت‌های روزانه، باعث تشویش و استرس تان می‌شود به طوری که احساس می‌کنید که کاش از اول برای چیزی برنامه ریزی نمی‌کردید. 

راهکار بهره‌بردن از مزیت‌های برنامه ریزی روزانه و هفتگی بدون این که دچار استرس شوید، داشتن رویکردی با آرامش خاطر بیشتر است.

الیزابت گریس سوندرز در کتاب «چگونه روی زمان خود سرمایه‌گذاری کنید»، سعی کرده هفت روش اثربخش در برنامه ریزی را به منظور ترغیب افراد تشریح کند که با داشتن برنامه اولیه، نسبت به شرایط از پیش تعیین نشده نیز ذهن باز و پذیرش بیشتری داشته باشند.

در ادامه، این ۷ روش را بیان کردیم تا پاسخ دهیم چگونه برنامه ریزی کنیم تا اثربخشی لازم را داشته‌باشد:  

۱. مهم قصد و نیت شماست 

شاید تمایل نداشته باشید بدون این که مقصد مورد نظر خودتان را بدانید، در صندلی هواپیما بشینید، زیرا در نهایت به مقصد اشتباهی وارد می‌شوید. شبیه به این موضوع،  نکته کلی برنامه ریزی موفق این است که از پیش باید در مورد مقصدی که می‌خواهید و راه‌های رسیدن به آن تصمیم بگیرید.

بدون شک اغلب خلبان‌ها در مسیر پرواز خود و یا حتی برای فرود‌آمدن در جو طوفانی به تغییر جهت نیاز دارند. اما واقعیت این است که آنها نقطه ابتدا و انتهای مشخصی در ذهن دارند که شانس رسیدن مسافران را به مقصد درست بیشتر می‌کند.

شبیه به همین مساله، زمانی به نتایج بهتری دست می‌یابید که برای روز خود مسیری را تعیین کنید. اگر در زمان دیگری مشکلی در اجرای برنامه پیش بیاید و شما فکر کنید که برنامه نامرتبط است و باید آن را کنار بگذارید، به خودتان این نکته را یادآوری کنید که این برنامه به شما در ایجاد مسیر اولیه کمک کرده و به تدریج شما را برای رسیدن به هدف نهایی آماده کرده است. حتی اگر مجبور شده‌اید که در طی این مسیر جهت حرکت خود را تغییر کنید. 

۲. دوباره برای کسب نتیجه ۱۰۰ درصد برنامه ریزی کنید 

یکی از افرادی که منتورینگ او را برعهده داشتم از من پرسید آیا تاکنون کسی بوده که ۱۰۰ درصد برنامه خود را دنبال کرده و به آن دست یافته است. من به او گفتم که رسیدن به ۱۰۰ درصد یک برنامه روزانه به ندرت اتفاق می‌افتد. برای بسیاری از افراد عالی‌ترین روز زمانی است که به ۶۰ الی ۷۰ درصد برنامه تعیین شده خود برسند.

بعدها زمانی که من روی این موضوع بیشتر فکر کردم، بهترین پاسخ می‌توانست این باشد که بهترین نتیجه به گونه‌ای باید تعیین شود که شما با اطمینان، از پیش در مورد زمان اختصاص داده شده بر اساس داده‌ها و وظایف بالقوه، اولویت کلی و شرایطی که در طول روز با آن مواجه می‌شوید، تصمیم‌های درستی بگیرید.

اینجا بخوانید:

چه سبک کتابخانه ای برای منزل شما مناسب تر است؟

بهترین روش برای ارزیابی عملکرد یک روز خودتان این است که از خود بپرسید: آیا امروز در نحوه اختصاص زمان به کارها عملکرد بهتری داشته‌ام؟ 

۳. زمان خود را برای برنامه کامل تلف نکنید 

اگر می‌خواهید بدانید چگونه برنامه ریزی کنید تا موفق شوید، باید بدانید که هیچ برنامه کاملی وجود ندارد. حتی اگر بر اساس داده‌های فعلی برنامه کاملی وجود داشته باشد، شما نمی‌توانید شرایط غیر منتظره را پیش‌بینی کنید.

در نتیجه تضمینی وجود ندارد که برنامه‌هایتان نیز کامل باشد. هدف از برنامه ریزی باید این باشد که با داشتن درجه‌ای از شفافیت، بدانید توجه خود را به کدام نقطه معطوف کرده و فرصت‌های پیش رو را ارزیابی کنید.

من پیشنهاد می‌کنم مقدار زمانی محدودی برای انجام کارها در نظر بگیرید. برای بسیاری از افراد مناسب‌ترین زمان برنامه ریزی هفتگی، حداکثر یک ساعت است.

در نتیجه، برنامه ریزی روزانه باید در بیشترین حالت ۱۵ دقیقه طول بکشد، زیرا شما همه اولویت‌های خود را ارزیابی مجدد نمی‌کنید، بلکه فقط برنامه هفتگی خود برای آن روز را دوباره مرور می‌کنید. 

۴. به برنامه‌ها رویکردی مانند نقشه راه داشته باشید 

چگونه برنامه ریزی کنیم تا مؤثر باشد؟ استفاده از نقشه راه پاسخی مناسب برای این سؤال است. نقشه راه یک روش مؤثر در برای برنامه ریزی موفق است.

برنامه روزانه، هفتگی و یا حتی سالانه مانند نقشه راهی است که به شما جهت و بهترین دید را از مسیرهایی که ممکن است در نظر داشته باشید، نشان می‌دهد.

ممکن است شما در طول مسیر به بن‌بست بخورید و برای برگشت به آن به نقشه راه نیاز داشته باشید، تا بهترین راه را برای ادامه این حرکت پیدا کنید. داشتن برنامه برای برگشت به مسیر پس از وقفه ایجاد شده برای شما این دید را فراهم می‌کند که در روند برنامه خود تجدید نظر کنید.

در طول روز، من به طور پیوسته به برنامه روزانه خود نگاه می‌کنم و بر اساس مدت زمانی که فعالیت‌ها طول می‌کشند و یا ممکن است مکالمه ضروری پیش بیاید، آنها را تایید می‌کنم و مهم‌ترین آنها را از خودم می‌پرسم. شما نیز می‌توانید مشابه این کار را انجام دهید.

به جای چک کردن ایمیل‌ها پس از جلسه یا تماس برنامه ریزی نشده، اگر نیاز هست حتما به برنامه روزانه خود برگردید، این کار را انجام دهید. آیتم‌هایی که در تقویم یا چک لیست خود نوشته‌اید، در نظر بگیرید تا مرحله بعدی فعالیت برایتان مشخص شود. 

۵. موارد پیش بینی نشده را در نظر بگیرید 

یکی از قدرتمندترین نیروی برنامه ریزی این است که به شما امکان واکنش به شرایط از پیش تعیین نشده را می دهد، بدون این که استرس زیادی را تجربه کنید.

وقتی به طور مناسب برنامه ریزی کنید، شما آینده را در نظر می گیرید و پیش از موعد در راستای فعالیت های مورد نظر حرکت می کنید.

به این معنی که اگر شرایطی پیش بیاید و شما به ناچار باید برنامه خود را تغییر دهید، بدون این که مسأله‌ای پیش بیاید این کار را می‌توانید انجام دهید. زیرا شما نقاط حاشیه را نیز برنامه ریزی کرده‌اید.

اما زمانی که برنامه‌ای ندارید، بدون این که کاری انجام دهید به نقطه پایانی می‌رسید و در این شرایط هر اتفاق کوچکی می‌تواند مسأله‌های بزرگی را ایجاد کند.

برای کاهش استرس، برای خود هدف شخصی داشته باشید تا حداقل در روز برخی از آنها را انجام دهید. این کار به شما وقتی وقفه‌ای ایجاد شد یا مشکل مربوط به سیستم فناوری پیش آمد، انعطاف لازم را داشته باشید. 

۶. برنامه‌ها، آزمون نیستند 

اگر برنامه‌های شما و صحت پیاده‌سازی آن، اساس ارزش شما (Self-worth) را شکل دهد، با مشکل مواجه خواهید شد. با این‌که من به نیت و نظم‌داشتن بسیار اعتقاد دارم، اما می‌دانم که نمی‌توانیم زندگی را کنترل کنیم. خلاف این باید با آن کنار بیاییم و پذیرش داشته باشیم.

زمانی که با شرایط بحرانی مواجه شده‌اید که چه کاری انجام داده و یا نداده اید، کمی تامل کرده و این سوال را از خود بپرسید: چه چیزی اتفاق افتاده؟

آیا می‌توانم سری بعد متفاوت عمل کنم؟ سپس به این سوالات به منظور آگاه‌شدن از تصمیم گیری ‌هایتان پاسخ دهید. 

۷. برای خلاقیت ذهن باز داشته باشید 

داشتن خلاقیت، پاسخی به این سؤال است که چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم. به شخصه به این دیدگاه که برای خلاقیت باید ذهن باز داشت خیلی علاقه‌مند هستم.

اخیرا یکی از مشتریان با من این دیدگاه را به اشتراک گذاشت. من نیز آن را با شما به اشتراک می‌گذارم، زیرا احساس می‌کنم روش جالبی برای فکر‌کردن درباره اثر متقابل قصد و آزادی عمل ما است.   

« این هفته اوقات خوبی با مادرم سپری کردم، او در این مدت به من نقاشی رنگ روغن یاد می‌داد، به من توضیح داد که چگونه هنرمندان قبل از شروع کار، ایده اولیه (خام) خود را پی‌ریزی می‌کنند، اما بیشتر تاکید داشت این ایده موقتی بوده و نباید خیلی با جزییات باشد، و شما نیز نباید خیلی به آن دل ببندید، زیرا این کار بداهه‌کاری و خلاقیت نقاش را کاهش می‌دهد.

من این درس را به مدیریت زمان ارتباط می‌دهم، دوباره در زندگی به دنبال این هستم که چه چیزی واقعا اهمیت دارد، و هدفم چیست و چگونه با موفقیت بیشتر زندگی کنم.

من از شما (مادر) تشکر می‌کنم به خاطر این که به من فهماندید نقاشی زندگی من چیست و من می‌توانم آن طور که می‌خواهم آن را بکشم.» 

چگونه برنامه ریزی کنیم تا شکست بخوریم؟ 

تا به این‌جا بررسی کردیم چگونه برنامه ریزی کنیم تا در آن موفق شویم و اثربخشی نیز داشته‌باشد. اکنون به عواملی می‌پردازیم که باعث عدم موفقیت شما در برنامه‌ریزی می‌شود. 

زمان را چگونه مدیریت کنیم؟ همه ما گاهی با عدم‌موفقیت در برنامه‌هایمان مواجه می‌شویم. ممکن است یک تلفن مهم را به دلیل یک جلسه اضطراری از دست بدهیم یا جلسه‌ای را به خاطر پروژه‌ای دیگر و مجبور شویم مدتی اولویت‌هایمان را تغییر دهیم.

این عدم‌موفقیت‌های غیرسیستماتیک نشان می‌دهند همه‌ی ما محدودیت‌هایی داریم و همیشه زمان، انرژی و پول کافی برای انجام همه‌ کارهایی که می‌خواهیم وجود ندارد.

هنگامی که مسئول انجام کارها هستید یاد می‌گیرید چگونه بین اهداف تعادل ایجاد کنید و در زمان محدود بیش‌ترین کار ممکن را انجام دهید. 

همچنین این عدم‌موفقیت‌های غیرسیستماتیک کمک می‌کنند تا با انتخاب رویکردی مناسب برای تغییر برنامه‌ها بین تلاش و دقت انجام کار تعادل ایجاد کنیم.

اینجا بخوانید:

10قدرت پنهان درونگرایی که به موفقیت شما کمک می کند

اگر گاهی با عدم‌موفقیت غیرسیستماتیک مواجه شوید احتمالاً می‌دانید چطور در برنامه‌ها تعادل ایجاد کنید اما اگر خیلی با این مسئله روبرو می‌شوید احتمالا تلاش کافی برای تنظیم کارهایتان انجام نمی‌دهید.

اگر هرگز مجبور به تغییر برنامه‌هایتان نشوید احتمالا زمان بسیار زیادی برای انجام پروژه‌های بیش‌تر صرف می‌کنید؛ اگر برای یک پروژه بیش از حد زمان بگذارید زمان کم‌تری برای انجام کارهایی که به توجه نیاز دارند خواهید داشت.

باید یاد بگیرید هر کار چقدر زمان نیاز دارید و با گذشت زمان کارهایی که باید انجام دهید را مدیریت کنید. 

تنها چیزی که نیاز دارید توجه به «عدم‌موفقیت سیستماتیک» در برنامه‌ها است. عدم‌موفقیت سیستماتیک زمانی رخ می‌دهند که شما به هدفی که می‌خواهید دست نمی‌یابید.  

این هدف ممکن است موفقیتی بزرگ مانند نوشتن کتاب یا هدف روزانه همچون ورزش‌کردن باشد. مهم نیست این اهداف چه هستند دلایل مواجه شدن با عدم‌موفقیت سیستماتیک یکی از سه عامل زیر هستند: 

۱. اهداف کوتاه‌مدت در مقابل اهداف بلندمدت 

برای این‌که بدانیم چگونه برنامه ریزی کنیم تا با شکست مواجه نشویم، باید به اهداف بلند‌مدت به اندازه‌ی کافی توجه کنیم.

این عامل علت اصلی عدم‌موفقیت سیستماتیک است. بسیاری از ما انجام اهداف کوتاه‌مدت را بر اهداف بلندمدت مقدم می‌دانیم. تحقیقات نشان می‌دهند مغز ما به گونه‌ای برنامه‌ریزی شده که اهداف کوتاه‌مدت را بر اهدافی که در بلندمدت برای ما سودمند هستند، ترجیح دهیم.

برای مثال بسیاری می‌گویند می‌خواهند کتاب بنویسند ولی وقت انجام این کار را ندارند. علت این است که همیشه در آن لحظه کارهای دیگری وجود دارد که باید به آن‌ها توجه کنند، بنابراین آن‌ها موفق به نوشتن کتاب نمی‌شوند. 

افرادی که انجام اهداف بلندمدتشان را مدیریت می‌کنند زمانی معین برای انجام آن مشخص می‌کنند.

برای مثال تقریبا همه‌ی نویسندگانی که کتاب می‌نویسند هر هفته زمانی معین برای نوشتن تعیین می‌کنند. به اهداف بلندمدت توجه کنیم. 

۲. شرایط خطرناک برای اهداف 

ما اغلب بدون آن که متوجه شویم به جای کارهای مهم‌تر، کاری که آسان است را انجام می‌دهیم. برای مثال بسیاری از ما کاری که در حال انجام آن هستیم را رها می‌کنیم تا ایمیل‌هایمان را چک کنیم.

چک کردن کردن ایمیل مثل کار کردن است فقط از بررسی ۱۰۰ اسلاید آسان‌تر است. راه‌حل برای حذف این عامل حواس‌پرتی، قطع کردن ایمیل برای چند ساعت در روز است. 

برای مساعد کردن شرایط باید اهدافی که برای انجام آن‌ها با شکست مواجه می‌شوید را در مقابل خود قرار دهید مثلا می‌توانید این اهداف را بنویسید ودر کنار مونیتور بگذارید.

تحقیقات نشان می‌دهند این یادآوری‌های ساده، حتی بدون آنکه متوجه شوید که آن‌ها را دیده‌اید، محرک انجام کارها می‌شوند. اهدافتان را در معرض دید قرار دهید. 

۳. تا دیر وقت کار‌کردن 

چگونه برنامه ریزی کنیم تا شکست بخوریم؟ همیشه تا دیروقت کار کنید! بسیاری از محیط‌های کاری شرایطی ایجاد می‌کنند که ساعات بیش‌تری در آنجا بمانید و در نتیجه فرصتی برای عدم‌موفقیت سیستماتیک را فراهم می‌کنند.

کار کردن رقابت مردهای آهنین نیست که آخرین نفری که آنجا بماند برنده ‌شود. 

بسیاری از مردم هر روز ساعات مشخصی برای کار کردن دارند. برای مثال بسیاری هر روز ۹-۸ ساعت کار مفید می‌کنند و اگر بیش از این زمان، در محل کار بمانند کار آن‌ها بازده نخواهد داشت و نه تنها کار مفیدی انجام نمی‌دهند بلکه این زمان را می‌توانستند برای انجام اهداف بلندمدتشان اختصاص دهند. ابتدا باید بدانید هر روز چند ساعت توان کار کردن دارید.

سپس هنگامی که سرکار هستید کار کنید و بعد از آن زمان دست از کار بکشید. به این طریق می‌توانید وقت و انرژی لازم برای انجام سایر اهداف زندگیتان داشته باشید.

زمان را چگونه مدیریت کنیم ؟ زمان خاصی برای انجام اهداف بلندمدت تعیین کنید. 

هنگامی که دچار مشکل شدید ابتدا باید بدانید عدم‌موفقیت غیرسیستماتیک (شرایط پیش‌بینی نشده‌ای که دیگر اتفاق نمی‌افتد) یا سیستماتیک است.

در نهایت اگر عدم‌موفقیت در برنامه‌هایتان سیستماتیک باشد نشاندهنده‌ی این است که باید در فعالیت‌ها و رفتارتان تغییر ایجاد کنید در غیر این صورت عدم‌موفقیت و شکست در برنامه‌هایتان ادامه خواهد داشت. 

اگر در برنامه‌هایتان با عدم‌موفقیت غیرسیستماتیک زیادی مواجه می‌شوید شاید زمان آن فرا رسیده درباره‌ی میزان وظایفی که برعهده دارید فکر کنید؛ شاید بهتر باشد برای داشتن برنامه ریزی موفق برخی از مسئولیت‌ها را به فرد دیگری بسپارید. 

در این مطلب به این سؤال مهم پاسخ دادیم که چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم، به برخی سؤالات در مورد برنامه ریزی پرداختیم و همچنین کارهایی که باعث می‌شود برنامه‌ریزی‌تان با شکست مواجه شود را بیان کردیم. 

چرا باید برای کارهای خود برنامه ریزی کنیم؟ 

هدف از برنامه ریزی این است که بتوانیم با مدیریت زمان و مشخص کردن اهمیت کارهایی که در پیش رو داریم به تمام کارهایمان برسیم.

ویژگی مشترک تمام مدیران موفق داشتن برنامه ریزی دقیق است که در آن فهرستی از کلیه اقدامات دارای اهمیت و زمانی که می‌توانند به هر یک اختصاص دهند نوشته شده است.

به این وسیله می‌توانند سریع‌تر از حالت عادی به اهداف خود برسند. 

جالب است بدانید که هر یک دقیقه‌ای که شما صرف برنامه ریزی می‌کنید باعث می‌شود 10 دقیقه در زمان اجرا صرفه جویی شود.

دلایل زیادی می‌توان نام برد که اهمیت برنامه ریزی را برای ما مشخص می‌کند اما مهم‌ترین دلیلی که برنامه ریزی برای ما دارد این است که برنامه ریزی نداشتن برای هر کاری یکی از مهم‌ترین دلایل هر شکستی است؛

پس داشتن برنامه‌ای مشخص و علم به این موضوع که چگونه برنامه ریزی کنیم کمک چشمگیری در کاهش شکست و افزایش احتمال موفقیت خواهد کرد. 

هدف از برنامه ریزی موفق چیست؟ 

سعی کنید که زمان به‌خصوصی را برای برنامه ریزی مشخص کنید.

مثلاً اول هر هفته، آخر هر شب، ابتدای روز و یا هر زمان دیگری که راحت هستید و تمرکز کافی برای زمان‌بندی کارهایتان دارید.

موضوعی که باید به آن توجه کنید این است که حتماً برنامه خود را در جایی ثبت نمایید و برای این منظور می‌توانید یک دفتر برنامه ریزی هفتگی تهیه کنید یا اگر با تکنولوژی راحت‌ترید می‌توانید از نرم‌افزارهایی مانند گوگل کلندر برای برنامه ریزی استفاده نمایید. در ادامه هنگامی که ابزار کار را فراهم کردید می‌توانید شروع به برنامه ریزی کنید.

در پاسخ به سوال چگونه برنامه ریزی کنیم مراحل برنامه‌ریزی را می‌توان در پنج مرحله زیر دسته‌بندی کرد: 

1. چقدر زمان دارید 

در مرحله اول فرآیند برنامه‌ریزی مهم‌ترین عامل این است که باید با توجه به اهداف و شرایطی که در آن قرار دارید مشخص کنید که چقدر وقت برای انجام هر کاری وجود دارد.

به این منظور با توجه به هدف‌گذاری و برنامه‌ای که در پیش رو دارید بهتر است زمان بیشتری را به کارهای مهم اختصاص دهید و برای انجام کارهای دیگر که از اهمیت کمتری برخورداراند در زمان صرفه جویی کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا زمان کافی برای رسیدن به هدف خود داشته باشید. 

2. مهم‌ترین کارها را مشخص کنید 

در این مرحله باید مهم‌ترین کارهایتان را بنویسید و منظور از مهم‌ترین کارها دقیقاً همان‌هایی است که اگر به درستی انجام شوند احساس رضایت بیشتری از خود و روند کاریتان خواهید داشت.

به طور مثال در صورت رهبری یک تیم، می‌توانید بخشی از زمان خود را به شنیدن مشکلات، نظرهای اعضای تیم و کمک به ارتقای سطح مهارت‌هایشان اختصاص دهید.

همین طور زمانی را هم باید برای برقراری ارتباط و صحبت با مدیران و افراد کلیدی شرکت صرف نمایید. 

3. تعیین زمان برای وقایع غیرقابل پیش بینی 

تخمین مدت زمانی که باید به این بخش اختصاص دهید برای هر فرد با توجه به شناخت از شرایطی که در آن قرار دارد و همچنین شرایط شغلی متفاوت خواهد بود؛ هرچه شغلی که به آن مشغول هستید غیر قابل پیش‌بینی‌تر باشد زمانی که به این بخش اختصاص می‌دهید هم باید بیشتر باشد.

در این زمینه تجارب خودتان بهترین راهنمایتان خواهد بود. 

4. برنامه‌تان برای وقت‌های آزادتان چیست 

هرچقدر که در دفتر برنامه‌ریزی‌تان جای خالی مانده این همان وقت آزاد شما می‌باشد که بهتر است این زمان را صرف رشد شخصیتی و نزدیک شدن به هدف‌های خود نمایید.

با نگاه به لیست کارهایی که برای شما اولویت دارند، کارها و اهداف شخصی خود را پیدا کنید و مشخص کنید که هر کدام برای انجام گرفتن به چقدر زمان نیاز دارند. این زمان را می‌توانید به انجام این امور اختصاص دهید. 

5. بررسی و تجزیه و تحلیل فعالیت‌ها 

چنانچه مشاهده کردید که زمان آزادتان کم است بهتر است به عقب برگردید و در مراحل قبلی بازنگری کنید و ببینید آیا واقعاً همه کارها در لیست‌تان ضروری‌اند؟

هیچ‌کدام را نمی‌توانید به شخص دیگری بسپارید؟

به احتمال زیاد با این نگرش می‌توانید زمان‌هایی را در بین کارهایتان پیدا کنید که این زمان‌ها می‌توانند شما را در رسیدن به اهدافتان یاری کنند.

اگر که باز هم زمان آزادتان کم است بهتر است که یا با رئیس‌تان صحبت کنید تا وظایف‌تان را کم‌تر کند و یا از کسی کمک بگیرید تا به شما در انجام کارهایتان کمک نماید.